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Reglamento de organización y funcionamiento del festival navidad liberiana

MUNICIPALIDAD DE LIBERIA

DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA

INFORME DE LA COMISIÓN DE CULTURA Y DEPORTES

Acuerdo 3

De acuerdo al informe de la Comisión de Cultura y Deportes de la Municipalidad de Liberia, relacionado con el Festival Navidad Liberiana,se procede a presentar ante el Concejo Municipal para su aprobación el Reglamento de Organización y Funcionamiento del Festival Navidad Liberiana.

Aprobado por dos votos positivos de los regidores Mayela García Arriola y Dennis Baltodano León.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL FESTIVAL NAVIDAD LIBERIANA

La Municipalidad de Liberia de conformidad con las atribuciones que le confieren los Artículos 169 y 170 de la Constitución Política; 1, 2, 3, 4 incisos a), c) y f), 13 inciso c) y 43 del Código Municipal, dicta el presente Reglamento de Organización y Funcionamiento del Festival Navidad Liberiana, que se regirá por las siguientes disposiciones:

Artículo 1º—Definiciones. Para facilitar la comprensión y aplicación de este Reglamento, en el mismo se utilizará la siguiente terminología:

a)  Municipalidad: Municipalidad de Liberia.

b)  Concejo: Concejo Municipal de Liberia.

c)  Alcalde: Alcalde Municipal de Liberia.

d)  Reglamento: Reglamento de Organización y Funcionamiento del Festival.

e)  Festival: Festival Navidad Liberiana.

f)   Comisión: Comisión Organizadora del Festival.

g)  Coordinador (a): Coordinador(a) de la Comisión Organizadora del Festival.

h)  Secretario(a): Secretario(a) de la Comisión Organizadora del Festival.

i)   Mariscal del Festival: Persona a la que se dedica el Festival.

j)   Aportes directos: Donaciones en dinero que empresas o instituciones realizan a la Municipalidad, con la finalidad de que ésta pueda utilizarlos para la realización de actividades propias del festival.

k)  Aportes indirectos: Colaboraciones que realizan empresas, personas físicas o instituciones cancelando, en forma directa a los proveedores de bienes y servicios, gastos relacionadas con el festival.

l)   Aportes en especie: Entiéndase por ellas el aporte en alimentación o uniformes para algunas delegaciones, premios para las diferentes categorías del festival y otros similares, que son cubiertos directamente por la empresa, persona física o institución colaboradora.

Artículo 2º—Objetivo del festival. La Municipalidad organizará cada año un espectáculo, que se denominará Festival Navidad Liberiana, que formará parte de las actividades municipales de fin de año, el que tendrá por objetivo proporcionar al cantón de Liberia y al turismo nacional y extranjero, la posibilidad de participar en una actividad municipal de alto contenido cultural, que destacará principalmente los valores y tradiciones del ser de la nacionalidad costarricense, Guanacasteco y Liberiano a través de presentaciones de entidades estatales y de la empresa privada, que para tales efectos, utilizarán la luz para crear un ambiente de magia y fantasía en un medio ordenado y seguro.

El Festival marcará el inicio de las actividades municipales en el cantón de Liberia, con ocasión de las fiestas navideñas y de final y principio de año y se procurará que sirva como un marco propicio para promover nuestra cultura y tradiciones a los liberianos y visitantes nacionales y extranjeros.

Artículo 3º—De la Comisión Organizadora del Festival. El Alcalde, durante el mes de febrero de cada año, dictará una resolución por la cual designará una Comisión Organizadora del Festival de ese año, misma que será coordinada por la o el(la) funcionario(a) que el Alcalde designe.

La Comisión, será integrada por nueve miembros; tres funcionarios(as) municipales y los restantes seis deberán ser representantes de la sociedad civil, tomando en consideración aspectos como capacidad probada en la organización de eventos masivos, la identificación para con el festival y la disponibilidad para asistir a las reuniones.

En el mismo acto de nombramiento de la Comisión, de entre ellos se nombrará al Coordinador(a).

El Concejo Municipal, podrá nombrar a un regidor(a) para que asista a las sesiones de la Comisión, en condición de fiscal, con derecho a voz, pero sin derecho a voto.

Efectuada esa designación, la Comisión será convocada por el Coordinador(a) y en su primera sesión elegirá de entre sus miembros a un Secretario(a), que no podrá ser el Coordinador(a).

La Comisión se reunirá periódicamente, a partir del mes de marzo de cada año, en la sala de sesiones del Concejo, siempre que esté disponible, en la hora y día que disponga el Coordinador(a) o la mayoría simple de los integrantes de la Comisión.

Los integrantes de la Comisión, prestarán sus servicios en forma gratuita. La Comisión procurará que otros funcionarios(as) municipales que presten colaboración a la Comisión, fuera de las horas de trabajo, lo hagan en forma voluntaria.

El Coordinador(a), de común acuerdo con el resto de los integrantes, designará las funciones de cada uno de ellos en la organización.

En las sesiones de la Comisión se adoptarán los lineamientos y acuerdos generales relativos al Festival y cualesquiera otros aspectos de relevancia para la organización del evento y su debido control financiero y de común acuerdo, se  designarán las responsabilidades de cada uno de ellos en la organización.

La Comisión, llevará un libro de acta, debidamente foliado y legalizado por la Auditoría Municipal, en el cual se asentarán los acuerdos que la Comisión adopte. El libro de actas permanecerá bajo la custodia del Secretario(a) de la Comisión, quien será el obligado de levantar la minuta de cada sesión.  El acta quedará aprobada y será firmada por el Coordinador(a) y el Secretario(a) de la Comisión, en la sesión ordinaria siguiente.

Artículo 4º—Del financiamiento del festival. El Festival se financiará con recursos captados para este fin y administrados por la Municipalidad, que deberán ser incluidos en el presupuesto ordinario del año correspondiente o mediante documentos extraordinarios, con cargo a la subpartida de “Actividades Protocolarias y Sociales”, subcuenta “a nombre de la comisión del Festival Navidad Liberiana ” y será administrado y controlado por el Coordinador(a) del Festival, pudiendo cancelarse con estos recursos únicamente los gastos contemplados en la presupuestación de los mismos, según los documentos presupuestarios aprobados por el Concejo Municipal de Liberia y la Contraloría Generalde la República, cuando así corresponda, de acuerdo con la normativa legal y técnica que regula esta materia.

En el caso de aportes en dinero en efectivo que provengan de otras instituciones, la empresa privada o personas físicas, éstos deberán considerarse en la estimación de ingresos o bien presupuestarse de forma extraordinaria por los mecanismos legales y técnicos vigentes. La recepción de estos aportes solo podrá realizarse si así lo permite la normativa legal y técnica vigente.

La Comisión procurará generar ingresos a través del patrocinio y de la venta de espacios publicitarios, para lo cual podrá conceder en exclusiva o en alguna otra forma lícita la exhibición de publicidad durante el trayecto del Festival.

La Municipalidad realizará una estimación de ingresos y gastos del festival para el siguiente ejercicio económico y deberá incluir dichos ingresos y gastos en el presupuesto ordinario correspondiente.

Artículo 5º—El presupuesto del Festival. El presupuesto del festival podrá conformarse de la siguiente manera:

a)  Recursos incluidos en el presupuesto ordinario municipal, respaldados en la correspondiente estimación de ingresos, que incluya tanto recursos propios como los generados por la venta de espacios publicitarios, patrocinios y aportes directos de la empresa privada, personas físicas y entidades estatales, entre otras fuentes de ingreso que estén acordes con la normativa vigente. Todo aporte directo, en dinero, que reciba la comisión deberá ser realizado mediante depósito en la cuenta corriente de la Municipalidad de Liberia o por medio de las cajas recaudadoras que la municipalidad tiene a disposición de los contribuyentes.

b)  Recursos otorgados mediante presupuestos extraordinarios, con el mismo origen de los indicados en el inciso anterior, o mediante modificaciones presupuestarias.

c)  La organización del Festival se realizará con fondos del presupuesto municipal, con cargo a la partida relacionada en el párrafo anterior.

Artículo 6º—Ejecución de los gastos. Para la ejecución de los gastos deberán observarse las regulaciones internas y externas vigentes en materia de contratación administrativa, manejo de caja chica y otras que resulten aplicables.

Artículo 7º—Aportes indirectos. De acuerdo con la definición de aportes indirectos contemplada en el artículo 1º de este Reglamento, se trata de colaboraciones que realizan empresas, personas físicas o instituciones cancelando, en forma directa a los proveedores de bienes y servicios, gastos relacionadas con el festival.

Siendo que el objetivo de estos aportes es garantizar el éxito de la actividad, deberá documentarse suficientemente el compromiso adquirido por el colaborador(a) y las condiciones que la Municipalidad de Liberia estima como mínimas para aceptar la colaboración, en aspectos como calidad y descripción del aporte. Los formularios, boletas o machotes que se diseñen para establecer estos controles deberán contar con la aprobación del alcalde o funcionarios(as) que este designe.

En cada caso en particular deberán tomarse en consideración las regulaciones establecidas por el Código Municipal y cualquier otra normativa relativa al tema.

Artículo 8º—Aportes en especie. Para las contribuciones en especie, entendiéndose por ellas el aporte en alimentación, uniformes y otros para algunas delegaciones o premios para las diferentes categorías del festival, por citar algunos ejemplos, la Municipalidad de Liberia establecerá controles que permitan documentar suficientemente el compromiso adquirido por el colaborador y las condiciones mínimas que la institución espera del aporte que le es ofrecido. Los formularios, boletas o machotes que se diseñen para establecer estos controles deberán contar con la aprobación del alcalde o funcionarios(as) que este designe.

Las contribuciones que se reciban serán destinadas por la Comisión, principalmente a promover la participación de bandas o equipos de porrismo de entidades educativas estatales y específicamente, a procurar a estas organizaciones, facilidades para conseguir uniformes y alimentación durante el evento y transporte hacia el Festival y de regreso, sin que esto constituya un deber u obligación de la organización del evento. De la misma forma, la Comisión podrá recibir contribuciones para proporcionar alimentación, uniformes y otras facilidades necesarias, a los equipos de apoyo que designe la propia Comisión para trabajar el día del Festival.

Siendo que el objetivo de estos aportes es garantizar el éxito de la actividad, deberá documentarse suficientemente el compromiso adquirido por el colaborador(a) y las condiciones que la Municipalidad de Liberia estima como mínimas para aceptar la colaboración, en aspectos como calidad y descripción del aporte. Los formularios, boletas o machotes que se diseñen para establecer estos controles deberán contar con la aprobación del alcalde o funcionarios que este designe.

En cada caso en particular deberán tomarse en consideración las regulaciones establecidas por el Código Municipal y cualquier otra normativa relativa al tema.

Artículo 9º—Categorías para la participación en el festival. En el Festival, las personas físicas o jurídicas, entidades estatales, empresas privadas, organismos no gubernamentales o de cualquier otro género o naturaleza jurídica, podrán mostrar al pueblo representaciones de diversa índole.

La Comisión, al inicio sus labores de cada año, definirá las categorías de participación que impulsará, para el evento, entre las cuales estarán necesariamente las siguientes, sin que esta lista sea definitiva:

a)  Carrozas

b)  Bandas

c)  Porrismo

En cuanto a la categoría de bandas, la Comisión deberá establecer un sistema que garantice transparencia en la escogencia entre las que participarán en el Festival, garantizando que en especial las escuelas y colegios del Cantón de Liberia, sean tomados en consideración.

Artículo 10º.—De la inscripción de los participantes en el festival. La inscripción para los interesados en participar en el Festival será gratuita. Las entidades cuya representación sea aceptada por la Comisión, solamente deberán llenar la boleta de inscripción que se emita para tal efecto, con carácter de compromiso de participación y en que aceptarán las condiciones que al efecto disponga este Reglamento y la Comisión.

La fórmula antes indicada expondrá que cada participante en el Festival lo hace bajo su propia cuenta y riesgo y quela Municipalidad no responderá por ningún daño, perjuicio o accidente que los participantes o sus vehículos o equipos pudieren sufrir o por aquellos que los participantes ocasionen a terceros dentro del desfile.

Artículo 11º.—De las atracciones municipales en el festival. La Municipalidad, además de su acción en la organización del Festival, podrá presentar en el festival cualquier elemento acorde con nuestros valores culturales.

El Concejo, al inicio de la organización anual de cada Festival, atenderá la recomendación de la Comisión, sobre las representaciones municipales que  propone llevar al evento y los eventuales costos de montaje de cada una de ellas y resolverá por escrito cuales de ellas aprueba.

Las participaciones municipales en el Festival no serán calificadas para efectos de la premiación oficial.

El Municipio, en cumplimiento de sus objetivos institucionales, sociales y culturales, patrocinará la participación en el Festival de una banda musical, escolar o colegial. Para tales efectos impulsará los acuerdos interinstitucionales que le permitan obtener la asesoría, capacitación, y entrenamiento  de la agrupación.

De igual forma, impulsará la presentación de una carroza municipal. Los recursos para la construcción de la carroza municipal se tomarán del presupuesto del Festival o de eventuales contribuciones que específicamente hayan sido dadas para ese efecto.

Artículo 12º.—Del jurado calificador. Se integrará un jurado para la calificación de cada una de las categorías que participen oficialmente en el Festival, quienes serán, preferiblemente, ciudadanos y ciudadanas del Cantón de Liberia, que tengan conocimientos en el campo que calificarán y trayectoria nacional o internacional en artes plásticas, música, vestuario, escenografía o arquitectura.

La Comisión propondrá al Alcalde un listado de nombres, que será por lo menos igual al doble de los nombres a designar como integrantes de cada uno de los jurados, el Alcalde, el Presidente Municipal y el Coordinador(a) del Festival, harán la escogencia final.

Los jurados calificarán las participaciones, siguiendo en forma estricta los parámetros que fijará este reglamento para las categorías que aquí se definen o los que fije la Comisión para éstas o para cualquier otra categoría que se apruebe incluir en el espectáculo.

Artículo 13º—De los criterios de evaluación de las carrozas y las bandas. La Comisión Organizadora aprobará, a más tardar en el mes de marzo de cada año, un Reglamento de calificación para cada categoría participante en el Festival. Al ser aceptada la participación en el Festival de una banda o carroza, la Organización le entregará una copia del respectivo Reglamento.

Artículo 14º.—De la seguridad del festival. La Comisión integrará un Comité de Seguridad y Orden, el cual estará conformado por representantes de las entidades públicas y privadas, encargadas para tales efectos, que coordinará todo lo relacionado con la seguridad de los asistentes al Festival y de la infraestructura urbana.

La Comisión, con el fin de proteger el derecho de las personas adultas mayores y de las personas con algún grado de discapacidad,  o necesidad educativa especial, dispondrá que en cada Festival se acondicionen no menos de doscientos espacios, para que estas personas puedan ver y disfrutar del Festival en forma cómoda y segura. La Comisióndispondrá el régimen de entrada a estos sitios, en coordinación con los entes oficiales, responsables de la atención de estos grupos, de manera que el acceso al Festival sea lo más democrático y amplio posible.

Artículo 15º.—Del recorrido del festival. El recorrido del Festival será definido anualmente por la Comisión, siguiendo parámetros de seguridad ciudadana, orden y comodidad para el desarrollo del espectáculo y del público, que será revisado, corregido si es necesario, y aprobado por el Concejo Municipal de Liberia.

Artículo 16.—De los informes de labores. La Comisión Organizadora, trimestralmente informará por escrito, al Alcalde y al Concejo Municipal, sobre la marcha de su trabajo organizativo. Dentro de los treinta días naturales siguientes, al día de la realización del Festival, la Comisión presentará un informe y liquidación de ingresos y gastos antela Auditoría Municipal, con copia al Alcalde y al Concejo Municipal. Él informe contendrá un detalle de sus ingresos y sus egresos, de las donaciones recibidas, del destino de las mismas y cualquier otro dato de importancia. La Auditoría, en los siguientes treinta días naturales, luego de recibido el informe, lo analizará, solicitará a la Comisión aclaraciones, ampliaciones o documentación faltante y emitirá un informe para el Concejo, que aprueba o desaprueba el informe de la Comisión y hará las recomendaciones que considere prudentes, para que esa Comisión enmiende o para que futuras comisiones acojan en su organización.

En el caso de que el Informe de la Auditoría, señale correcciones que deban ser cumplidas por futuras Comisiones y los integrantes de éstas no las pusieren en ejecución, entonces el Alcalde, a petición de la Auditoría, no nombrará de nuevo a esos integrantes para que formen parte de la siguiente Comisión.

Artículo 17º.—Del mariscal del festival. El Concejo, designará una persona, física o jurídica, o grupo de personas, que en su criterio sea o sean merecedores(as) de ser distinguidos(as) por la Municipalidad, como dedicado(a) o dedicados(as) del Festival.

El Mariscal designado(a) debe ser destacado(a) defensor(a) del ser de la nacionalidad costarricense, Guanacasteca o Liberiana de los derechos humanos, de la cultura nacional, de la ciencia, de los deportes o similares, que lo haga una persona especialmente estimado(a), respetado(a) y considerado(a) como trascendente por la comunidad. Por excepción, el Mariscal del Festival Navidad Liberiana, podrá ser una persona u organización extranjera o internacional.

Artículo 18º.—Vigencia. Por tratarse éste de un Reglamento de orden interno, entrará en vigencia a partir del día hábil siguiente a aquel en que sea publicado en el Diario Oficial La Gaceta.

Transitorio.—Para los efectos de la organización del Festival Navidad Liberiana 2010, el Alcalde aplicará la normativa de este Reglamento en forma integral, a partir del momento en que sea aprobado en firme por el Concejo Municipal y procederá al nombramiento de la Comisión, dentro de los ocho días naturales siguientes. La Comisión, a partir de su nombramiento, queda igualmente obligada a aplicar la normativa de este instrumento de forma inmediata.

Acuerdo firme Nº 4, Artículo primero de la sesión ordinaria 21-2010, celebrada por Concejo Municipal de Liberia el 7 de julio del 2010.

El Concejo Municipal de Liberia acuerda aprobar Acta Nº 6-2010 del informe de la Comisión de Cultura y Deportes. Definitivamente aprobado por siete votos positivos de los regidores Elena Sotela Salas, Mario Alberto Baldioceda Rodríguez, Álvaro Rosales García, Eugenio Román Ocampo, Eliécer Robles Jiménez, Mayela García Arriola y Álvaro Enrique Soto Araya.

Liberia, 8 de julio del 2010.—Karla Ortiz Ruiz, Secretaria del Concejo a. í.—1 vez.—(IN2010097947).

 
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