Reglamento para uso y administración de vehículos y maquinaria PDF Imprimir Correo electrónico

MUNICIPALIDAD DE ALVARADO

REGLAMENTO PARA EL USO Y ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS

Y MAQUINARIA DE LA MUNICIPALIDAD DE ALVARADO

Al Amparo de lo dispuesto en el artículo 170 de la Constitución Política, artículos 4º inciso a), 13 inciso c, 62 y 109 del Código Municipal y de Conformidad con la Ley de Tránsito Nº 7331, el Concejo Municipal de Alvarado Mediante sesiones: Extraordinaria Nº 08 del día 19 de julio del año 2006 modifica acuerdo de la sesión Ordinaria No 202 del 17 de abril, 2006 y en sesiones, Nº 103 del 12 de mayo, 2008, 161 del 6 de julio, 2009 y Nº 180 del 23 de noviembre, 2009 dispone: aprobar y publicar el presente Reglamento para el uso y administración de vehículos y maquinaria de la Municipalidad de Alvarado, que se publica de conformidad al artículo 43 del Código Municipal para conocimiento que dentro del plazo de diez días hábiles hagan las observaciones pertinentes.

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1º—El presente Reglamento regulará el control interno relativo al uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria de la Municipalidad de Alvarado con la finalidad de organizar, planificar y ahorrar recursos a la Administración. Asimismo define las políticas, procedimientos, disposición, normas y reglas de acatamiento obligatorio para los conductores y usuarios de vehículos y maquinaria propiedad de la Municipalidad o al servicio de ésta.

Artículo 2º—Los vehículos y la maquinaria, tienen como objeto facilitar o permitir el desempeño de las labores encargadas a los funcionarios, de tal forma que sean utilizados únicas y exclusivamente en actividades que tengan relación con el cumplimiento de aquellas funciones propias del cargo para el cual el servidor fue nombrado. No podrán utilizarse en ningún caso en actividades ajenas al cumplimiento de las funciones propias del objeto de la Municipalidad, dárseles un uso arbitrario o simplemente facilitar la movilización particular de los funcionarios. Además, permanecerán a la orden de la unidad a la que se le encargue el control sobre el uso y mantenimiento de vehículos y maquinaria, y deberán encontrarse disponibles para el cumplimiento de las funciones de la Institución; por tanto, no deberán ser asignados en forma exclusiva al servicio de ningún servidor.

Salvedades: 1. Para vehículos: Salvo para algún tipo de actividades comunales, previo acuerdo municipal. 2. Para Maquinaria: Salvo convenio institucional debidamente firmado, previo acuerdo Municipal, o alquiler de maquinaria (únicamente dentro de la jurisdicción de Alvarado no fuera de este) y de acuerdo a la reglamentación que para tal efecto realice la Junta Vial Cantonal para el alquiler de maquinaria adquirida con recursos de la Ley 8114. Los Recursos generados deberán ser presupuestados o invertidos en la Misma maquinaria que generó el recurso.

Artículo 3º—Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de este Reglamento, debe entenderse por:

a)  Municipalidad: La Municipalidad de Alvarado, representada judicial y extrajudicialmente por el Alcalde Municipal, cuya competencia y atribuciones están establecidas en el Código Municipal.

b)  Vehículo discrecional: vehículo que está asignado al Alcalde.

c)  Vehículo de uso administrativo general: son aquellos utilizados por la institución para el desarrollo normal de sus labores como medio de transporte de personas, materiales, desechos sólidos y equipo.

d)  Departamento: Unidad organizativa o dependencia que forma parte de la municipalidad.

e)  Conductor: Todo funcionario de la Municipalidad que se encuentra autorizado para conducir vehículos y maquinaria de la Municipalidad, indistintamente de su puesto.

f)   Usuario: Toda persona o dependencia que recibe el servicio de transporte.

g)  Unidad: Vehículo o maquinaria municipal.

h)  Autoridades: Alcalde y Concejo Municipal.

i)   INS. Instituto Nacional de Seguros.

CAPÍTULO II

De la administración de vehículos y la maquinaria

Responsabilidades:

Artículo 4º—Será responsabilidad del Jefe de la Unidad de Control asignación y mantenimiento de vehículos y maquinaria, velar por el cumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento. Así como velar porque los conductores y usuarios acaten dichas disposiciones

Artículo 5º—Todos los vehículos de uso administrativo y la maquinaria deberán permanecer al finalizar su jornada ordinaria de trabajo, en el estacionamiento de la Municipalidad, a excepción de la maquinaria que se encuentren laborando en zonas alejadas del plantel municipal y que por ahorro en combustible y rodaje sea inconveniente su traslado porque debe permanecer en el mismo sitio por varios días, en cuyo caso la Unidad de uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria deberá indicarle al chofer el sitio apto y seguro para guardar el equipo. Es terminantemente prohibido que los vehículos y la maquinaria sean guardados en las casas de habitación de los funcionarios, aún cuando el servidor finalice labores fuera de su jornada de trabajo.

Artículo 6º—El funcionario o empleado autorizado para que conduzca un vehículo o maquinaria, será responsable por la unidad a su cargo. No deberá dejarla abandonada o estacionada donde se ponga en peligro la seguridad, sus piezas complementarias, materiales o equipos de transporte. Se deberá buscar lugares seguros y protegidos para su estacionamiento. El conductor del vehículo o la maquinaria así como sus ocupantes tendrán que desalojar del mismo, los útiles de trabajo y cualquier otro tipo de artículos susceptibles de sustracción.

Artículo 7º—La Administración llevará un control minucioso de las herramientas, repuesto y piezas complementarias con que cuenta cada una de los vehículos y maquinaria propiedad de la Municipalidad.

Artículo 8º—Será responsabilidad del jerarca de la Municipalidad velar porque la unidad encargada del uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria, conductores y usuarios observen las normas de control interno. Además, deberá exigir un procedimiento para el manejo de comunicaciones sobre infracciones a la Ley de Tránsito.

Artículo 9º—Serán deberes y responsabilidades de la unidad de control sobre uso, asignación y mantenimiento de vehículos y maquinaria:

•    Planificar, organizar y controlar todas las actividades de orden administrativo relacionadas con el uso y disposición de vehículos y maquinaria.

•    Atender las solicitudes de transporte.

•    Asignar los vehículos y la maquinaria de conformidad con las características del servicio, considerando criterios de utilidad y uso racional.

•    Siguiendo el debido procedimiento podrá suspender el permiso de manejo de vehículos y maquinaria temporal o permanentemente a fin de salvaguardar la integridad física de funcionarios y particulares y de bienes.

•    Vigilar que los vehículos y la maquinaria se usen satisfactoriamente.

•    Señalar límites de carga, capacidad y demás condiciones que deberán observarse en el uso.

•    Supervisar la labor de los choferes y del taller de mantenimiento y reparación cuando exista.

•    Llevar todos los registros necesarios para lograr un estricto control de vehículos y maquinaria.

•    Realizar inventarios e inspecciones de todas las unidades, incluyendo las de uso discrecional.

•    Llevar un expediente de cada vehículos y máquina que al menos contenga: características, lubricantes, reparación, localización de la maquinaria, kilometraje, combustible, seguros, (obligatorio y seguro que como mínimo cubra a terceros y hasta donde sea posible seguro completo) número de activo.

•    Llevar diariamente los registros que permitan conocer el estado de los vehículos y la maquinaria antes y después de cada servicio y establecer las responsabilidades del caso cuando se detecten daños.

•    Llevar control de vehículos y maquinas que estén fuera de servicio.

•    Llevar control de póliza de seguro (obligatorio y voluntario como mínimo que cubra a terceros).

•    Velar porque los servicios de reparaciones, conservación y mantenimiento de todos los vehículos y la maquinaria sean hechos con la mayor eficiencia y eficacia.

•    Establecer de forma mensual, semanal o como lo estime conveniente, un plan de trabajo, del cual se debe comunicar al chofer para que se apegue a las directrices encomendadas.

•    Recibir nuevas adquisiciones y constatar que las condiciones reales correspondan a las especificaciones de los documentos de compra.

•    Sacar de operación la maquinaria que no se encuentre apta para circular.

•    Establecer un programa de mantenimiento preventivo de todos los vehículos y la maquinaria y se velará por su cumplimiento.

•    Mantener al día un registro de daños, averías y reparaciones que permita conocer en todo momento el estado de vehículos y la maquinaria.

•    Investigar todo accidente de tránsito, percance, robo, hurto o malversación en que se involucre una máquina propiedad de la Municipalidad, y rendir un informe con recomendaciones a las autoridades de la Institución.

CAPÍTULO III

De la autorización y programación de vehículos y la maquinaria:

Artículo 10.—La autorización para el uso, asignación, control y mantenimiento vehículos y de la maquinaria será ordenada exclusivamente por la Unidad correspondiente, para lo cual se utilizará formularios acordes con cada actividad a desarrollar. El cuido de esta documentación se mantendrá en la oficina que el Alcalde designe.

Artículo 11.—Todos los servicios de transporte de vehículos y maquinaria, deberán estar debidamente respaldados y justificados por la correspondiente “solicitud de servicio” y autorizados por una persona acreditada para ello. Los funcionarios deberán informar oportuna y adecuadamente a la correspondiente unidad de las actividades a desarrollar, para la debida programación y permitir así la atención de las diversas solicitudes en forma ordenada, oportuna y racional.

Artículo 12.—La Unidad encargada de uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria, utilizará una programación periódica de los servicios de transporte de vehículos de uso administrativo,  de acuerdo a las solicitudes presentadas y de la capacidad de Servicio y para la maquinaria utilizará una programación periódica de los trabajos de maquinaria, de acuerdo con el plan operativo anual, las solicitudes presentadas y la capacidad de servicio. Al realizar la programación, las solicitudes de servicio deberán ser atendidas en estricto orden cronológico de presentación, salvo casos de emergencia comprobada o prioridades establecidas por la Administración.

Artículo 13.—Para lograr un mejor aprovechamiento de vehículos y la maquinaria disponibles, la unidad encargada del uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria, procurara que los planes o solicitudes de trabajo se programen hacia un mismo sitio o rumbo y las diferentes dependencias que utilizan los vehículos de uso administrativo, deberán agrupar en un solo viaje, varias solicitudes de transporte que se generen hacia un mismo sitio o rumbo, dando un aviso oportuno a los interesados para lograr la adecuada coordinación del viaje, y a efecto de aprovechar al máximo vehículos y la maquinaria sin necesidad de estarlos trasladando de un sitio a otro que provoquen desgastes mecánicos a causa del rodamiento, de manera que su atención se haga en base a criterios de razonabilidad, oportunidad y economía.

Artículo 14.—La unidad encargada del control, uso y mantenimiento de vehículos y maquinaria tendrá la facultad de decidir la utilización de servicio externo o la contratación de maquinaria externa, en aquellos casos en que se demuestre que los costos de brindar el servicio internamente son mayores que los del servicio externo, o no cuente con el número suficiente de unidades.

Para ello para vehículos se usará el servicio de transporte público o la contratación del servicio por la modalidad del pago del kilometraje. En caso de utilizarse el transporte externo se aplicará la tabla establecida por la Contraloría General de la República para el pago de viáticos y kilometraje, y para maquinaria se coordinará con la proveeduría a fin de seguir los procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Artículo 15.—Dentro de los aspectos que se deberán tomar en cuenta a la hora de hacer la solicitud está el de indicar la actividad a realizar, persona que los acompañará en el caso de ser así, el tiempo promedio que va a utilizar en la gestión.

Artículo 16.—El empleado que deba fungir como chofer para el cumplimiento de las gestiones, será el responsable directo de vehículos y la maquinaria asignada por escrito. En virtud de ello deberá velar porque al salir del plantel reúna las condiciones mínimas necesarias para su eficiente circulación, como por ejemplo: aceite, agua, llantas, condiciones en que le fue entregado y documentos de circulación, entre otros de vital importancia.

Artículo 17.—Será labor de la administración realizar supervisión y evaluación permanente de los procedimientos que se están ejecutando y cerciorarse que estos se cumplan como se ha establecido. Asimismo pasar el informe correspondiente de dichos procesos al Concejo en los meses de agosto y febrero

Artículo 18.—La Administración diseñará los manuales de procedimientos para la autorización, registro y control de operaciones administrativas necesarias para el uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria. Se establecerá el uso de formularios numerados en forma consecutiva para toda aquella información generada por las actividades relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria.

Artículo 19.—La Administración mantendrá en su archivo los siguientes registros, a saber: registro de firmas de los funcionarios (as) que soliciten servicios y operaciones relativos al uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria. Registro de clasificación de vehículos y maquinaria, registro de control de combustible, registro de control reparación y mantenimiento, registro de control pago de kilometraje (en caso de suscribir convenios de este tipo), registro de conductores y de inscripción de vehículos y maquinaria. Así como el inventario de todos los vehículos y la maquinaria a efecto de verificar la existencia, localización, estado físico y mecánico para el control respectivo. Se brindará un informe al Concejo sobre el inventario, control minucioso y detallado, específicamente en los meses de agosto y febrero respectivamente, Implantará los respectivos controles sobre entradas y salidas de la institución, verificar el estado físico en que salen y entran las máquinas de las instalaciones para lo cual se contará con registros que indiquen información importante sobre los mismos.

Artículo 20.—Ningún vehículo o maquinaria podrá circular si no cuenta con los documentos que indiquen el pago de derechos de circulación placas de matricula oficial, y al menos en ambas puertas delanteras, un distintivo que lo identifique con la Municipalidad y la leyenda “USO OFICIAL” que establecen las leyes y reglamentos. Es necesario portar en el vehículo o equipo la tarjeta de derechos de circulación, tal como lo exige la Ley de Tránsito.

Artículo 21.—Los vehículos de uso administrativo y la maquinaria deberán contar con una autorización para circular, la cual portarán en todo momento extendida por el jefe de la unidad encargada del uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria o persona designada.

Artículo 22.—Los vehículos de uso administrativo y la maquinaria solo podrá circular en horas y días que correspondan al horario normal de la municipalidad, en circunstancias especiales, en que amerite la circulación fuera de esa jornada, ya sea para realizar labores no postergables o en atención de emergencias, se requerirá de una autorización por escrita y específica para el caso, la cual no podrá ser de carácter permanente y deberá ser firmada por el jefe de la unidad encargada del uso, control y mantenimiento de maquinaria o quien cumpla esas funciones.

Artículo 23.—La Municipalidad podrá, excepcionalmente, y dadas las justificaciones del caso, celebrar convenios por escrito de Alquiler de maquinaria con sujetos componentes de la Hacienda Pública, previa justificación y autorización de los respectivos jerarcas, siempre y cuando no entorpezca el desarrollo normal de las funciones de la Municipalidad en caso de ser la contratista y la maquinaria se utilicen de acuerdo con los fines y objetivos de la institución beneficiaria. Estos convenios serán suscritos por los respectivos jerarcas, observando los trámites internos establecidos en cada caso. Los Ministerios o instituciones beneficiados con el alquiler de la maquinaria deberán asumir la responsabilidad de control sobre uso y mantenimiento, de igual forma como si fueran de su propiedad, salvo acuerdo lícito en contrario.

Artículo 24.—La Municipalidad podrá, excepcionalmente, y dadas las justificaciones del caso, alquilar la maquinaria municipal a personas particulares, previa justificación y autorización de los respectivos jerarcas, siempre y cuando sea dentro de los perímetros de nuestro Cantón y no entorpezca el desarrollo normal de las funciones de la Municipalidad y la misma se utilice de acuerdo con los fines y objetivos planteados. Estos alquileres se harán por escrito por el respectivo jerarca y el interesado, observando los trámites internos establecidos en cada caso. Los interesados deberán firmar anticipadamente contrato de las horas de trabajo requeridas y pagar de inmediato las horas reales laboradas al concluir la obra. Deberá darse un informe a la Junta Vial Cantonal sobre la maquinaria adquirida por medio de la Ley 8114 y que haya sido contratada. Además estará actualizando los precios conforme al mercado.

Artículo 25.—La conducción de maquinaria estará a cargo de los choferes autorizados y acreditados para ello por la unidad encargada del uso, control y mantenimiento de maquinaria.

CAPÍTULO IV

De los conductores de vehículos y maquinaria: Deberes, responsabilidades, protecciones.

Artículo 26.—Todos los conductores autorizados para conducir vehículos y maquinaria, deberán portar la licencia de conducir, debidamente actualizada, y deberá coincidir con el tipo de vehículos o equipo a utilizar.

Artículo 27.—Serán deberes y responsabilidades de los conductores municipales o empleados que funjan como tal, los siguientes:

•    Conocer y cumplir estrictamente con lo establecido en la Ley de Tránsito por las Vías Públicas Terrestres y otras leyes según sean aplicables y en el respectivo reglamento que emita la Municipalidad para el uso de sus vehículos y maquinaria

•    Transportar únicamente a funcionarios u otros ciudadanos previamente autorizados para ello.

•    Conducir los vehículos o equipo con el mayor cuidado y responsabilidad.

•    Portar debidamente actualizada la licencia de conducir.

•    Portar en el vehículo o la maquinaria la tarjeta de derechos de circulación y de propiedad.

•    Portar en todo momento las autorizaciones para conducir maquinaria oficial de uso administrativo.

•    Portar cuando corresponda el permiso para conducir fuera de días y horas no hábiles.

•    Mantener el mejor estado de conservación y limpieza de la maquinaria bajo su responsabilidad.

•    Cuidar de las herramientas, repuestos y otras piezas complementarias de que disponga el equipo.

•    Comunicar al supervisor inmediato cualquier irregularidad que se presente en el cumplimiento de su función.

•    Cubrir las multas por infracciones a la Ley de Tránsito y otras regulaciones que sean penalizadas por los inspectores, cuando incurra en ellas.

•    Cumplir los programas de mantenimiento establecidos para el vehículo o la máquina asignada.

•    Guardar el vehículo o la maquinaria al finalizar su jornada de trabajo, en el lugar que la Municipalidad haya asignado para ese fin.

•    No podrá bajo ninguna circunstancia desviarse de las labores encomendadas sin la debida autorización por escrito del encargado del uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria. Si lo hiciere y sucediera un percance será totalmente bajo su responsabilidad.

CAPÍTULO V

De los accidentes de tránsito

Artículo 28.—En caso de accidente de tránsito siempre y cuando sus condiciones de salud lo permitan los conductores y usuarios de vehículos y maquinaria deberán considerar los siguientes puntos:

•    Obligación del conductor de comunicarlo de inmediato a las autoridades de tránsito para que se haga boleta de citación correspondiente.

•    Qué se debe hacer con el vehículo o la maquinaria.

•    La actitud que deben asumir los conductores con las autoridades de tránsito.

•    La determinación de la responsabilidad del accidente.

•    La responsabilidad de presentar el aviso del accidente al Instituto Nacional de Seguros, para la correspondiente valoración de daños.

•    Comunicarlo de inmediato a la unidad encargada del uso, control y mantenimiento de vehículos y maquinaria.

•    Las sanciones disciplinarias correspondientes, en caso de que el conductor de la municipalidad sea calificado por autoridad competente como responsable del accidente.

•    El pago del monto por concepto del deducible al INS, o las indemnizaciones a terceros, cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible

•    La responsabilidad del conductor, en aquellos casos en que viajen particulares en los vehículos y maquinaria que sufrió el accidente.

CAPÍTULO VI

Normas de control para vehículos de uso discrecional:

Artículo 29.—Tendrán un vehículo de uso discrecional solamente aquellos funcionarios a los cuales por ley se les conceda ese beneficio, el que no podrá considerarse bajo ninguna circunstancia como salario en especie. Lo anterior, fundamentado en el principio de razonabilidad del uso, oportunidad y conveniencia, pero no podrá dar un uso arbitrario del vehículo, en provecho de él ni de su familia. Este vehículo únicamente podrá ser utilizado por el funcionario que tiene derecho a éste en razón del cargo que ostenta, en estricto cumplimiento de las funciones propias del mismo y en ningún caso por otra persona. Por tanto, de acuerdo con las normas de sana administración, se exige que el funcionario aproveche tal recurso de la mejor forma posible en el cometido de sus labores. En ningún caso las facilidades o ventajas que haya representado o represente para los funcionarios o empleados, el uso de vehículos oficiales, será parte del respectivo contrato de trabajo. No podrán usarse para fines contrarios a la ley, a la moral y a las buenas costumbres o para usos en lugares que no contribuyen al objeto de la municipalidad al que pertenecen.

Artículo 30.—El funcionario que tenga asignado un vehículo de uso discrecional responderá por su custodia, uso, conservación y mantenimiento; sin embargo, la Administración aplicará controles mínimos como los establecidos para otros activos de la Municipalidad, de acuerdo con principios de sana administración y racional uso de los recursos. Los controles que al menos se ejercerán sobre este tipo de vehículos, deben referirse a: asignación de vehículos con esta categoría, kilometraje recorrido por periodo, consumo de combustible por periodo, reparación y mantenimiento, seguros, estado físico (carrocerías, llantas, motor, herramientas y demás piezas complementarias).

Artículo 31.—Solamente podrá asignarse vehículos de uso discrecional por medio de acuerdo del Concejo Municipal.

CAPÍTULO VII

Disposiciones finales

Artículo 32.—Las discrepancias o diferencias de criterio que surjan en la aplicación de este Reglamento serán resueltas de acuerdo a la legislación vigente por el Alcalde.

Artículo 33.—Las infracciones a este Reglamento, serán sancionadas de acuerdo a la gravedad de las faltas y conforme a lo dispuesto en la Ley de Tránsito, Ley General de Administración Pública, Código Municipal, Código de Trabajo, Reglamento Autónomo de Servicios de la Municipalidad de Alvarado y demás disposiciones vigentes, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que debe asumir el infractor.

Artículo 34.—El titular subordinado será el responsable por el cumplimiento de las funciones de la Unidad de control sobre uso, asignación y mantenimiento de vehículos y maquinaria, o de su correspondiente supervisión en caso de asignación de dichas funciones.

Artículo 35.—El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Nota:   Además de lo anterior también en la sesión extraordinaria Nº 08 del día 19 de julio del año 2006 anexo a la aprobación del presente Reglamento el Concejo Municipal de Alvarado dispuso: “En forma unánime y firme, dejar claro que actualmente no existe en la Municipalidad de Alvarado ningún vehículo con denominación de uso discrecional, todos los vehículos municipales actualmente son de uso administrativo”

Pacayas, 23 de noviembre del 2009.—Libia Ma. Figueroa Fernández, Secretaria Municipal.—1 vez.—(IN2009105088).

 
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